前任者から引き継いだExcelが分からないとき、最初に確認する7項目

1. 元ファイルを残して、確認用コピーを作る

最初にすることは「読むためのコピー」を作ることです。調査中に数式や入力値を変えてしまっても、元の状態へ戻れるようにしておきます。ファイル名に「確認用」と日付を入れておくと、元本との取り違えを防ぎやすくなります。

2. シート数とシート名を一覧で見る

1枚ずつ中身を読む前に、まず全体像を見ます。入力用、集計用、出力用、マスタらしいシートが分かれていることがあります。非表示シートがある場合もあるため、「見えているシートだけが全部」とは限りません。

3. 数式が入っている場所と、手入力の場所を分ける

後任者が最も壊しやすいのは、計算セルを入力欄だと思って上書きするケースです。数式セル、固定値、空欄、コメントなどを分けて見ると、「普段触る場所」と「触らない方がよい場所」の候補が見えてきます。

4. シート間の参照関係を見る

入力した数字がどこへ流れるかを確認します。Excelには「参照元のトレース」「参照先のトレース」があり、セル同士の関係を矢印で確認できます。複数シート・外部ブックをまたぐ場合は、一つのセルだけ見ても全体像が分かりにくいため注意が必要です。

5. 外部参照・マクロ・Power Queryなどの存在を確認する

数式だけで動いているとは限りません。別のExcelファイルへのリンク、VBAマクロ、Power Query、ピボットテーブルなどが使われている場合、見えているセルだけを追っても処理全体を説明できません。まず「存在するかどうか」を確認し、分からない仕組みは無理に変更しない方が安全です。

6. コメント・見出し・色分けを手がかりとして読む

見出し、コメント、入力規則、色分けには、前任者が残した意図が含まれていることがあります。ただし、色が付いているから「必ず入力欄」などと断定はできません。数式や参照と合わせて、根拠の一つとして扱います。

7. Excelだけでは分からないことを別にする

更新頻度、締切、入力データの入手先、最終的に誰へ何を提出するか、例外時の判断基準などは、Excelだけでは確定できないことがあります。「確認できたこと」と「人に聞く必要があること」を分けて残すと、分からない部分を想像で埋めずに済みます。

参考：Microsoft Support「数式とセルの関係を表示する」