まず「Excelに書いてあること」と「書いていないこと」を分ける
シート名、数式、セル参照、コメント、入力規則などはExcelから確認できます。一方で、いつ更新するか、誰が元データを用意するか、どの数字を正として扱うか、例外時に誰へ確認するかといった業務ルールは、ファイルの中に残っていないことがあります。
Excelから確認しやすいこと
- シートの一覧と構成
- 数式が入っている場所
- セル・シート間の参照関係
- 固定値が多い場所
- コメントや入力規則
- マクロや外部参照などの存在
人への確認が必要になりやすいこと
- 更新する日・頻度・締切
- 入力データの入手先
- 最終成果物と提出先
- 数字が合わないときの判断基準
- 手修正してよい範囲
- 例外対応と承認者
前任者に聞けないなら「質問先」を分解する
前任者本人に聞けなくても、すべてが詰むわけではありません。入力データについては元データを作る部署、出力については報告を受け取る人、締切については業務の管理者など、確認先を分けると答えが見つかることがあります。
最低限、次の質問を残す
- このExcelは最終的に何を作るためのものか
- どのシート・セルを普段入力するのか
- 入力データは誰から、どこから来るのか
- いつ・どの頻度で更新するのか
- 更新後、どのシートや数値を確認するのか
- 完成したら誰へ何を渡すのか
- 数字が合わない、エラーになるなどの例外時は誰に聞くのか
分からないことは「不明」のまま残してよい
引き継ぎ資料を作るとき、空欄をなくすために推測で書くと、後任者に誤ったルールが引き継がれる可能性があります。「確定」「推定」「不明」「要確認」を分け、根拠がないことは要確認として残す方が安全です。
マニュアルをゼロから作る前に、既存Excelの地図を作る
既存Excelの構造が分からないまま業務マニュアルを書こうとすると、説明が抜けたり、実際の数式・参照と矛盾したりします。まずファイルの構造を把握し、その後に業務ルールを人から補う方が、後任者が使える引き継ぎ資料に近づきます。